TUGAS PPJ

1.Jelaskan macam-macam pengumpulan data dan     informasi pengguna

2.Bagaimana cara membuat daftar kebutuhan             pengguna

3.Berikan contoh dokumen survei teknis

4.Jelaskan tahapan dalam membuat dokumen.             survei teknis

5.Jelaskan dokumen pendukung yang dibutuhkan.     untuk melaksanakan wawancara  dengan.                 pelanggan 

jawab

1.•>Wawancara (Interview)

       Pengertian: Metode ini dilakukan dengan cara           bertatap muka langsung atau melalui telepon           dengan pelanggan.

       Kelebihan: Mendapatkan informasi secara                 mendalam dan langsung.

       Kekurangan: Memakan waktu dan biaya yang           besar.

   •>Kuesioner/Survei

       Pengertian: Menggunakan daftar pertanyaan             tertulis yang disebarkan kepada pelanggan,               bisa secara offline atau online.

       Kelebihan: Bisa menjangkau banyak                             responden  dalam waktu singkat.

       Kekurangan: Kadang hasilnya tidak akurat                 jika responden tidak menjawab dengan jujur.

    •>Observasi (Pengamatan Langsung)

        Pengertian: Mengamati perilaku pelanggan                secara langsung, misalnya saat mereka                        berbelanja di toko atau menggunakan produk.

        Kelebihan: Menggambarkan perilaku nyata                pelanggan.

        Kekurangan: Tidak bisa mengetahui alasan di            balik perilaku tersebut tanpa wawancara.

    •>Data Transaksi

        Pengertian: Mengambil data dari riwayat                    pembelian pelanggan (misalnya dari sistem                kasir/CRM).

        Kelebihan: Data sangat akurat dan bisa                       digunakan untuk analisis perilaku pembelian.

        Kekurangan: Hanya mencakup pelanggan                  yang sudah melakukan transaksi.

    •>Feedback atau Umpan Balik

        Pengertian: Informasi yang diberikan                          pelanggan secara sukarela, misalnya melalui            komentar, rating, atau saran.

        Kelebihan: Dapat menjadi bahan evaluasi                  produk atau layanan.

        Kekurangan: Biasanya hanya pelanggan yang            sangat puas atau sangat kecewa yang                          memberi feedback.

   •> Media Sosial dan Analitik Digital

Pengertian: Mengumpulkan data dari aktivitas. pelanggan di media sosial atau situs web (seperti klik, like, komentar, dan waktu kunjungan).

Kelebihan: Real-time, berskala besar, dan sangat relevan untuk tren saat ini.

Kekurangan: Membutuhkan alat analitik dan keterampilan analisa data digital.

      •>Data dari Pihak Ketiga

Pengertian: Menggunakan data dari perusahaan lain seperti lembaga survei, platform e-commerce, atau penyedia data.

Kelebihan: Bisa menambah cakupan informasi.

Kekurangan: Tidak selalu spesifik atau sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

     •> Formulir Pendaftaran/Registrasi

Pengertian: Data yang dikumpulkan saat pelanggan mendaftar akun atau mengisi form keanggotaan.

Kelebihan: Biasanya berisi data demografis dasar (nama, usia, alamat, dll).

Kekurangan: Tidak menjelaskan perilaku atau preferensi secara lengkap.

2. Langkah-Langkah Membuat Daftar Kebutuhan Pengguna

   • Identifikasi Siapa Penggunanya

Tentukan siapa target pengguna produk/layananmu (misalnya: pelajar, ibu rumah tangga, pebisnis, programmer, dll).

Bisa dibantu dengan membuat persona pengguna (profil fiktif mewakili kelompok pengguna tertentu).

  • Lakukan Pengumpulan Informasi

Gunakan metode seperti:

   * Wawancara langsung dengan pengguna. 

   * Survei atau kuesioner

   * Observasi bagaimana pengguna berinteraksi dengan produk

   * Feedback pengguna lama

   * Analisis kompetitor (apa yang disukai/tidak disukai pengguna dari produk lain)

 • Kelompokkan Kebutuhan

Setelah data terkumpul, kelompokkan kebutuhan menjadi beberapa jenis:

   * Kebutuhan Fungsional → apa yang harus dilakukan oleh produk/layanan

   * Kebutuhan Non-Fungsional → aspek kualitas seperti kecepatan, keamanan, kemudahan digunakan

  * Kebutuhan Emosional → perasaan pengguna saat menggunakan produk (nyaman, percaya diri, dll)

  • Susun Daftar Kebutuhan

Buat daftar berbentuk poin-poin yang jelas dan mudah dipahami. Contoh format:

_________________________________________________

| No | Kebutuhan Pengguna | Jenis Kebutuhan | Prioritas |

|___|____________________|_______________|________|

| 1. | Aplikasi harus bisa | Fungsional | Tinggi |

| | digunakan tanpa | | |

| | koneksi internet | | |

| 2. | Desain tampilan | Non-Fungsional | Sedang |

| | harus menarik dan | | |

| | modern. | | |

| 3. | Pengguna ingin | Emosional | Tinggi |

| | merasa aman | | |

| | menyimpan data | | |

| | pribadinya | | |

|____|___________________|______________|_________|

  • Tentukan Prioritas Kebutuhan

Tidak semua kebutuhan bisa langsung dipenuhi. Maka, beri label:

    *Tinggi (Harus Ada).   

    * Sedang (Sebaiknya Ada)

    *Rendah (Bonus jika ada)

   • Konsultasikan dan Validasi

 Diskusikan daftar tersebut dengan tim internal atau langsung ke pengguna untuk memastikan sudah sesuai dengan harapan mereka.

3. Judul: Survei Teknis Sistem Informasi Sekolah

   • Informasi Umum

| Komponen             | Keterangan                |

| --------------------------- |--------------------------------|

| Tanggal Survei      | 20 Juli 2025                |

| Lokasi                     | SMK Bina Mandiri    |

| Nama Responden | Bapak Agus Santoso |

| Jabatan                   | Kepala TU                   |

| Petugas Survei      | Tim IT Bina Apps      |

    • Tujuan Survei

Mengumpulkan data teknis terkait kebutuhan sistem informasi akademik yang akan dikembangkan untuk mendukung kegiatan administrasi dan pembelajaran di SMK Bina Mandiri.

   • Data Fisik dan Infrastruktur

seperti aspek, kondisi saat ini, keterangan tambahan dll

 

  • Kebutuhan Pengguna

seperti untuk cetak rapor otomatis, input nilai & absensi siswa dll

 • Hambatan Teknis

  * Kurangnya pelatihan penggunaan sistem bagi.           guru

  * Belum ada server khusus dan UPS

  * Internet tidak stabil saat jam sibuk

• Rekomendasi Tim Survei

 * Pengadaan server mini dan UPS

 * Pelatihan penggunaan sistem untuk guru dan.          staf

 * Peningkatan bandwidth internet

 * Pengembangan sistem berbasis web responsif

 📎 Lampiran (Opsional)

 * Foto ruangan dan infrastruktur

 * Topologi jaringan lokal

 * Daftar spesifikasi komputer

4. Menyusun Dokumen Survei Teknis

> Tulis hasil survei dalam dokumen resmi dengan struktur:

 📄 Struktur Dokumen:

1. Judul dan Tanggal 

2. Tujuan Survei

3. Informasi Responden dan Lokasi

4. Metode Survei

5. Hasil Survei (dalam tabel/grafik)

6. Analisis dan Temuan Utama

7. Rekomendasi Teknis

8. Tanda tangan dan pengesahan

9. Lampiran (jika ada)

 • Verifikasi dan Validasi

> Periksa kembali keakuratan data dan minta konfirmasi dari pihak yang disurvei (misalnya kepala sekolah, staf teknis, dll).

5.Untuk melaksanakan wawancara dengan cara pelanggan, beberapa dokumen pendukung yang perlu disiapkan antara lain: daftar pertanyaan wawancara yang terstruktur, alat tulis, catatan, serta perangkat perekam jika diperlukan dan diizinkan oleh pelanggan. Selain itu, pastikan Anda memahami tujuan wawancara dan topik yang akan dibahas agar pertanyaan yang diajukan relevan dan terarah.

• Distribusi atau Pelaporan

> Kirimkan hasil dokumen kepada pihak yang berkepentingan, seperti:

  * Tim manajemen

  * Pengembang sistem

  * Pihak pengambil keputusan